Für Betriebe ist die Rechnung das wichtigste Papier nach dem Auftrag. Fehlen Pflichtangaben, kann das den Vorsteuerabzug der Kundin oder des Kunden gefährden und Rückfragen auslösen. Dieser Beitrag nennt die üblichen Angaben im Überblick; die genauen Anforderungen regelt das Umsatzsteuergesetz.
Die wichtigsten Pflichtangaben
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (bei kleinen Beträgen gelten Erleichterungen)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
- Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Bei größeren Beträgen zusätzlich die UID-Nummer
Fehlt eine dieser Angaben, lässt sich die Rechnung meist ergänzen. Planen Sie das ein, bevor die Zahlungsfrist läuft.
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Das hilft nicht nur dem Finanzamt, sondern auch Ihnen: Lücken in der Nummerierung fallen sofort auf.
Kleinunternehmer: andere Angaben
Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, weist keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung steht dann ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ob die Regelung für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt, weil sich Grenzen ändern können.
Aufbewahren und ordnen
Rechnungen müssen in der Regel sieben Jahre aufbewahrt werden. Ein einfacher Ordner pro Jahr oder ein festes Ablagesystem am Rechner reicht, solange Sie jede Rechnung schnell wiederfinden. Wenn Sie Betriebe für Buchhaltung und Steuern suchen, finden Sie sie unter Recht & Steuer.
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Häufige Fragen
Muss jede Rechnung eine UID-Nummer enthalten?
Nicht jede. Ab bestimmten Beträgen sind zusätzliche Angaben nötig. Welche Grenzen gelten, steht im Umsatzsteuergesetz und auf den Seiten des Finanzministeriums.
Darf ich eine Rechnung später korrigieren?
Fehlerhafte Rechnungen lassen sich in der Regel berichtigen. Lassen Sie sich das im Zweifel von Ihrer Steuerberatung zeigen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In der Regel sieben Jahre. Im Einzelfall können längere Fristen gelten.
Quellen und weiterführende Links
- Bundesministerium für Finanzenbmf.gv.at · abgerufen am 27.10.2026
- FinanzOnlinefinanzonline.bmf.gv.at · abgerufen am 27.10.2026
- Unternehmensserviceportal (USP)usp.gv.at · abgerufen am 27.10.2026
- Wirtschaftskammer Österreichwko.at · abgerufen am 27.10.2026
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Steuerberatung. Stand: 27. Oktober 2026.
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